CHOD-POL SYSTEM Sp. z o.o.
serwis internetowy: www.chod-pol.pl
CHOD-POL SYSTEM Sp. z o.o. przykłada szczególną wagę do ochrony prywatności osób, których dane przetwarza – Klientów, kontrahentów, osób kierujących zapytania, a także użytkowników serwisu internetowego www.chod-pol.pl. Niniejsza Polityka Prywatności opisuje, w jaki sposób Administrator przetwarza dane osobowe oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.
Polityka stanowi realizację obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: „RODO”), a także uzupełnia skrócone klauzule informacyjne stosowane przez Administratora (m.in. przy formularzu kontaktowym, w treści korespondencji elektronicznej, w stopkach wiadomości e-mail, w ogłoszeniach o pracę i w treści zawieranych umów).
Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest:
CHOD-POL SYSTEM Sp. z o.o.
Rataje, ul. Margonińska 40
64-800 Chodzież
NIP: 607-009-61-90, REGON: 528486057
tel.: +48 67 282 10 42
e-mail: biuro@chod-pol.pl
(dalej: „Administrator” lub „CHOD-POL”).
Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem siedziby lub adresem e-mail wskazanym powyżej.
Terminy użyte w niniejszej Polityce mają następujące znaczenie:
Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z zasadami określonymi w art. 5 RODO, w szczególności zapewnia, aby:
Poniższa tabela zawiera szczegółowy opis celów, podstaw prawnych oraz okresów przetwarzania danych osobowych w odniesieniu do poszczególnych kategorii osób, których dane dotyczą.
| Cel przetwarzania | Kategorie osób, których dane dotyczą | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|---|
| 1. Obsługa zapytań kierowanych przez formularz kontaktowy, e-mail lub telefon | Osoby kierujące zapytanie do Administratora | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze korespondencji i udzielaniu odpowiedzi na kierowane zapytania | Do zakończenia korespondencji w danej sprawie oraz przez 12 miesięcy po jej zakończeniu w celu wykazania przebiegu kontaktu; jeżeli zapytanie prowadzi do zawarcia umowy – dane są dalej przetwarzane w celach wskazanych w wierszu 3 |
| 2. Podjęcie działań przed zawarciem umowy (oferta, negocjacje, kalkulacja, wycena) | Potencjalni klienci oraz osoby kontaktowe potencjalnych kontrahentów | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy | Do zawarcia umowy lub do upływu 12 miesięcy od ostatniego kontaktu w sprawie oferty, jeżeli nie doszło do zawarcia umowy |
| 3. Zawarcie i wykonanie umowy (produkcja, dostawa, montaż, obsługa posprzedażowa, rozliczenia) | Klienci, kontrahenci oraz wskazane przez nich osoby kontaktowe | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą | Przez okres obowiązywania umowy (w tym okres udzielonej gwarancji) |
| 4. Wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych, podatkowych i rozliczeniowych (faktur, dowodów księgowych, ewidencji VAT) | Klienci i kontrahenci (dane wskazane na fakturach i dokumentach księgowych) oraz osoby reprezentujące te podmioty | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z: art. 74 ust. 2 pkt 1, 4 i 8 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości; art. 70 § 1 i art. 86 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa; art. 112 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług | 5 lat licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą (księgi rachunkowe, dowody księgowe), nie krócej niż do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku) |
| 4a. Wystawianie, przesyłanie, odbiór i archiwizacja faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) | Klienci, kontrahenci oraz osoby wskazane na fakturach jako reprezentanci lub osoby kontaktowe po ich stronie | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 106na–106nh oraz art. 112aa ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – obowiązek wystawiania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF | 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym faktura została wystawiona (art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT); po upływie tego okresu – do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112aa ust. 2 ustawy o VAT w zw. z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej) |
| 5. Rozpatrzenie reklamacji oraz realizacja uprawnień z tytułu gwarancji albo rękojmi za wady | Osoby zgłaszające reklamację oraz osoby uprawnione z gwarancji (Klienci, ich pracownicy, użytkownicy końcowi) | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy w zakresie obowiązków gwarancyjnych | Do zakończenia postępowania reklamacyjnego oraz upływu okresu gwarancji udzielonej na dany wyrób |
| 6. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń wynikających z prowadzonej działalności gospodarczej | Klienci, kontrahenci, osoby zgłaszające reklamacje, osoby kierujące roszczenia | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zabezpieczeniu i dochodzeniu roszczeń | Do upływu terminu przedawnienia roszczeń – co do zasady 3 lata dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej |
| 7. Utrzymywanie bieżących kontaktów handlowych i operacyjnych z osobami kontaktowymi po stronie kontrahenta (B2B) | Reprezentanci, pełnomocnicy, pracownicy lub współpracownicy kontrahentów wskazani jako osoby do kontaktu | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora oraz pracodawcy/zleceniodawcy tych osób polegający na umożliwieniu prawidłowej współpracy gospodarczej | Przez okres współpracy z danym kontrahentem; po zakończeniu współpracy dane są usuwane, chyba że dalsze przechowywanie jest niezbędne dla realizacji celu nr 6 |
| 8. Marketing bezpośredni produktów i usług własnych Administratora kierowany do dotychczasowych klientów | Klienci Administratora oraz osoby kontaktowe po stronie klienta | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora w postaci marketingu bezpośredniego (motyw 47 zd. 7 RODO) | Do skutecznego wniesienia sprzeciwu, o którym mowa w art. 21 ust. 2 RODO |
| 9. Wysyłka informacji handlowych drogą elektroniczną oraz prowadzenie marketingu telefonicznego (newsletter, oferty SMS, kampanie e-mailowe) | Osoby, które wyraziły zgodę na otrzymywanie informacji handlowych | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda na przetwarzanie danych w celu marketingu bezpośredniego; art. 398 ust. 1 ustawy z 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej (PKE) – wymóg uprzedniej zgody na używanie automatycznych systemów wywołujących oraz telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (e-mail, telefon, SMS) w celach marketingu bezpośredniego | Do wycofania zgody, a po jej wycofaniu – dane (sam fakt udzielenia i wycofania zgody) są przechowywane przez okres przedawnienia roszczeń, w celu wykazania spełnienia obowiązków z art. 7 ust. 1 RODO |
| 10. Korzystanie z serwisu internetowego www.chod-pol.pl – działanie i bezpieczeństwo serwisu, statystyki i marketing online | Użytkownicy serwisu internetowego | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu prawidłowego działania i bezpieczeństwa serwisu (cookies niezbędne; art. 398 ust. 4 PKE); art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z art. 398 ust. 1 PKE oraz art. 5 ust. 3 dyrektywy 2002/58/WE (ePrivacy) – zgoda Użytkownika na cookies analityczne, marketingowe i społecznościowe | Zgodnie z okresami wskazanymi szczegółowo w Polityce Cookies |
Poniższe sekcje stanowią rozwinięcie wybranych pozycji tabeli i dotyczą celów najczęściej realizowanych w działalności Administratora. Numeracja podsekcji odpowiada numerom celów wskazanym w tabeli powyżej.
Administrator pozyskuje dane osobowe:
W przypadku pozyskania danych nie bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, Administrator realizuje obowiązek informacyjny zgodnie z art. 14 RODO – w szczególności przy pierwszym kontakcie z taką osobą lub w innym terminie wskazanym w art. 14 ust. 3 RODO.
Dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane następującym kategoriom odbiorców:
| Kategoria odbiorców | Cel udostępnienia |
|---|---|
| Podmioty świadczące Administratorowi usługi IT i hostingu | Hosting strony internetowej, poczta elektroniczna, kopie zapasowe, utrzymanie i serwis systemów |
| Dostawcy oprogramowania (CRM, fakturowanie, biuro rachunkowe) | Obsługa relacji z klientami, fakturowanie, prowadzenie ksiąg rachunkowych |
| Podmioty świadczące usługi prawne, audytorskie i doradcze | Obsługa prawna, doradztwo, audyt zgodnie z prawnie uzasadnionym interesem Administratora |
| Podwykonawcy, monterzy, przewoźnicy | Realizacja umowy dostawy i montażu wyrobów |
| Operatorzy płatności, banki | Rozliczenia transakcji handlowych |
| Minister Finansów / Szef Krajowej Administracji Skarbowej – Krajowy System e-Faktur (KSeF) | Wystawianie, przesyłanie, odbiór i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych zgodnie z art. 106na–106nh oraz art. 112aa ustawy o podatku od towarów i usług – Minister Finansów / Szef KAS jest w tym zakresie niezależnym administratorem danych osobowych |
| Dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych (m.in. Google Ireland Limited – w zakresie Google Analytics, Google Maps, reCAPTCHA, Google Tag Manager) | Pomiar ruchu, zapewnienie bezpieczeństwa formularzy, prezentacja map – w zakresie wskazanym w Polityce Cookies |
| Organy publiczne uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa | Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze |
Każdorazowo Administrator dba o to, aby przekazanie danych odbywało się w oparciu o właściwą podstawę prawną – w przypadku powierzenia przetwarzania danych zawarta jest umowa powierzenia spełniająca wymogi art. 28 RODO.
Administrator co do zasady nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Przekazanie danych poza EOG może mieć miejsce w związku z korzystaniem z usług dostawców działających globalnie (np. dostawców narzędzi Google – analityki, map, reCAPTCHA). W takich przypadkach przekazanie odbywa się:
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo uzyskać kopię stosowanych zabezpieczeń przekazania danych poza EOG, kontaktując się z Administratorem.
Okresy przechowywania danych osobowych zostały szczegółowo wskazane w tabeli zamieszczonej w § 4 niniejszej Polityki. Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że dalsze ich przechowywanie jest wymagane na podstawie odrębnych przepisów prawa.
W przypadku gdy podstawą przetwarzania jest zgoda – dane są przechowywane do czasu jej wycofania, a następnie przez okres niezbędny do wykazania spełnienia obowiązków wynikających z RODO oraz przedawnienia roszczeń.
Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:
| Prawo | Opis |
|---|---|
| Prawo dostępu (art. 15 RODO) | Prawo uzyskania potwierdzenia, czy Administrator przetwarza dane osobowe danej osoby, a jeżeli tak – uzyskania informacji o przetwarzaniu i otrzymania kopii danych. |
| Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) | Prawo żądania niezwłocznego sprostowania danych nieprawidłowych oraz uzupełnienia danych niekompletnych. |
| Prawo żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych w RODO, m.in. gdy dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy zgoda została wycofana i nie ma innej podstawy przetwarzania. | |
| Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) | Prawo żądania ograniczenia przetwarzania w sytuacjach wskazanych w RODO, m.in. w okresie weryfikacji prawidłowości danych lub w okresie rozpatrywania sprzeciwu. |
| Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) | Prawo otrzymania danych dostarczonych Administratorowi w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania tych danych innemu administratorowi – w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania jest zgoda lub umowa, a przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany. |
| Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) | Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby. Sprzeciw wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego można wnieść w każdej chwili i jest on bezwarunkowo skuteczny. |
| Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO) | Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody – prawo wycofania zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. |
| Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (art. 77 RODO) | Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, www.uodo.gov.pl), jeżeli osoba uznaje, że przetwarzanie narusza RODO. |
| Prawo do niepodlegania decyzjom zautomatyzowanym (art. 22 RODO) | Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na te osoby. |
W celu realizacji praw, o których mowa powyżej, można skontaktować się z Administratorem w dowolny sposób – pisemnie na adres siedziby lub elektronicznie na adres e-mail biuro@chod-pol.pl. Administrator udziela odpowiedzi na żądanie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od jego otrzymania. W razie potrzeby termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Administrator informuje osobę, której dane dotyczą, w terminie miesiąca od otrzymania żądania.
Administrator zastrzega prawo do potwierdzenia tożsamości osoby kierującej żądanie, w sposób adekwatny do treści żądania i zakresu danych, którego ono dotyczy – w zakresie niezbędnym i zgodnie z motywem 64 RODO.
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, www.uodo.gov.pl), jeżeli uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, z tym że:
Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających, w rozumieniu art. 22 RODO.
Administrator nie łączy danych identyfikacyjnych osób (m.in. danych z formularza kontaktowego, danych Klientów) z danymi behawioralnymi pochodzącymi z narzędzi analitycznych w sposób umożliwiający profilowanie poszczególnych osób w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO. W zakresie, w jakim narzędzia analityczne lub marketingowe wykorzystywane w Serwisie wiążą się z profilowaniem (np. tworzeniem segmentów odbiorców), odbywa się to wyłącznie po uzyskaniu wcześniejszej zgody Użytkownika wyrażonej za pośrednictwem mechanizmu zarządzania zgodami (consent mode).
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych osobowych, adekwatne do zidentyfikowanego ryzyka, zgodnie z art. 24, 25 i 32 RODO. Środki te obejmują w szczególności: kontrolę dostępu, szyfrowanie transmisji (HTTPS/TLS), kopie zapasowe, zarządzanie podatnościami, polityki wewnętrzne i zobowiązania pracowników do zachowania poufności.
Administrator zastrzega prawo wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności w przypadku zmian przepisów prawa, zmian w zakresie prowadzonej działalności lub stosowanych narzędzi przetwarzania danych. O zmianach Polityki Administrator informuje poprzez publikację jej zaktualizowanej wersji w Serwisie wraz z datą wejścia w życie. Korzystanie z Serwisu po wejściu w życie zmian oznacza zapoznanie się z ich treścią.
Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze dostępna w Serwisie oraz przesyłana na żądanie osoby zainteresowanej.
Poniższe wzory mogą być wykorzystywane jako skrócone klauzule informacyjne w miejscach, w których pełna treść Polityki Prywatności nie może zostać przedstawiona (formularze, stopki e-mail, ogłoszenia o pracę). Wszystkie odsyłają do treści niniejszej Polityki.
Administratorem Państwa danych osobowych jest CHOD-POL SYSTEM Sp. z o.o. z siedzibą w Chodzieży (Rataje, ul. Margonińska 40, 64-800 Chodzież). Państwa dane będą przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie skierowane przez formularz kontaktowy – na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w razie zainteresowania ofertą – w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO. Pełne informacje, w tym o okresie przechowywania i odbiorcach danych, znajdują się w Polityce Prywatności: https://chod-pol.pl/polityka-prywatnosci/.
Informacja o przetwarzaniu danych osobowych (RODO). Administratorem Państwa danych osobowych jest CHOD-POL SYSTEM Sp. z o.o. z siedzibą w Chodzieży, Rataje, ul. Margonińska 40, 64-800 Chodzież, NIP 6070096190, e-mail: biuro@chod-pol.pl. Państwa dane osobowe zawarte w niniejszej korespondencji przetwarzamy w celu prowadzenia komunikacji służbowej, udzielenia odpowiedzi na kierowaną korespondencję oraz – w zakresie wynikającym z jej treści – zawarcia i wykonania umowy lub utrzymania relacji handlowych. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy lub jej wykonanie) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora w prowadzeniu korespondencji i utrzymywaniu kontaktów handlowych). Przysługują Państwu prawa: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu oraz wniesienia skargi do Prezesa UODO. Pełna treść klauzuli informacyjnej (w tym okresy przechowywania i odbiorcy danych) znajduje się w Polityce Prywatności: https://chod-pol.pl/polityka-prywatnosci/.
Państwa dane osobowe (imię, nazwisko, stanowisko, służbowe dane kontaktowe) zostały nam przekazane przez podmiot, który Państwo reprezentują lub w którym są Państwo zatrudnieni, w związku ze współpracą tego podmiotu z CHOD-POL SYSTEM Sp. z o.o. Dane są przetwarzane w celu prowadzenia bieżących kontaktów handlowych i operacyjnych w ramach tej współpracy, na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Pełne informacje znajdują się w Polityce Prywatności: https://chod-pol.pl/polityka-prywatnosci/.
W tej witrynie stosujemy pliki cookies. Standardowe ustawienia przeglądarki internetowej zezwalają na zapisywanie ich na urządzeniu końcowym Użytkownika. Kontynuowanie przeglądania serwisu bez zmiany ustawień traktujemy jako zgodę na użycie plików cookies. Więcej informacji w Polityce Cookies.
Akceptuję